Por Iván Morales García
Un buen equipo de trabajo, dispuesto a trabajar muchas horas extras, en vacaciones, por la mañana, tarde y noche, los fines de semana. Un buen líder, capaz de llevar al equipo de trabajo a conseguir el objetivo que es la realización del congreso. Las personas que pertenezcan a este grupo de trabajo deben tener una alta tolerancia a la frustración, saber soportar el estrés en grandes cantidades, ser organizados, cumplidos, honestos, con buena presentación, facilidad de palabra, y por lo menos un área de especialidad que permita lograr cualquiera de los siguientes (puestos y) pasos:
Diseño de la mesa de trabajo
Coordinador General
Como su nombre lo dice, su función principal es coordinar todo el evento, tiene bajo su cargo al resto de los coordinadores, sobre él recae la responsabilidad principal del evento.
Tesorero
Su función es administrar, distribuir y balancear de forma correcta las entradas y salidas de dinero.
Coordinador de Contenido
Su función es la de diseñar el contenido programático del evento, los ponentes, talleres y conferencias. Contactar y confirmar la asistencia de dichos ponentes y talleristas al evento, así como la transportación de los ponentes cuando es necesario.
Coordinador de Imagen
Diseña la imagen del evento, desde el volante más simple, hasta las lonas, pancartas, página web, camisetas, libretas, agendas, plumas y cualquier otro menester involucrado en el evento. La apariencia e imagen del evento, los adornos, música, sonido, traducciones y demás requerimientos del evento también corren bajo su responsabilidad.
Coordinador de Logística
Se encarga de toda la logística del evento, controla las comunicaciones entre todos los miembros del staff, el sistema de inscripciones, la transportación de los asistentes cuando es necesario.
Coordinador de Foráneos
Su función es la de difundir y pre-registrar a los asistentes foráneos, este se encarga de contactar a los representantes foráneos que inscriben pequeños o grandes grupos. Contacta y consigue hospedajes, y transportación para los foráneos.
Coordinador de Locales
Su función es similar a la del coordinador de foráneos, pero este aplica para los grupos locales.
Coordinador de Patrocinios
Coordina una serie de personas encargadas de conseguir patrocinadores, su función es vital para poder inyectar de dinero a la mesa y poder solventar los gastos que se van generando. La imagen que proyecta este grupo es vital, así que no solo buena presentación, sino un amplio conocimiento y asertividad verbal es indispensable para cubrir este puesto.
Coordinador de Variedades
Organiza y coordina todos los eventos de diversión y esparcimiento del evento, incluye la fiesta de inauguración y clausura.
Coordinador de Registros
Es quien el día de los registros se encarga de coordinar y solventar cualquier problema que pueda surgir durante el proceso de inscripción y registro.
Coordinador de Documentación y Papelería
Se encarga básicamente de mantener todos los documentos, reconocimientos, trípticos, constancias y demás papelerías oficiales a tiempo y en cantidades suficientes.
Cabe señalar que cada coordinador tiene bajo su mando una serie de personas bien intencionadas y muy deseosas de aprender y cooperar, para poder lograr dichos objetivos.
Un buen congreso debe organizarse al menos con 8 a 10 meses de anticipación, buscando conseguir primeramente los patrocinadores, lo mas recomendable es buscarlos los meses de noviembre diciembre, porque los patrocinadores grandes agendan sus gastos de manera anual, incluyendo aquellos destinados a patrocinios. Estos presupuestos son realizados los últimos meses del año, y arrancan con ellos el mes de Enero. Por lo que de esperarse a buscar patrocinios después del mes de febrero reduce las posibilidades de conseguir patrocinios grandes.
Estos patrocinios deben buscarse principalmente en dinero efectivo, tratando siempre de mantener los patrocinios en especie en mínimo, o dejarlos para el final. Sin embargo, un patrocinio siempre es bienvenido. Cuando se negocia con un patrocinador, este dará su aportación solamente si se les vende la idea lo suficientemente bien, por lo que se deben buscar patrocinadores que estén interesados en lo que este congreso y sus asistentes puedan ofrecerles; un consejo, cualquier patrocinador busca dinero o en su defecto, una forma de conseguir mas dinero. Así que ofrecer spots publicitarios es una buena forma de negociar.
Los buenos patrocinadores no estarán interesados en congresos pequeños de menos de 500 asistentes, por lo que se debe buscar siempre contar al menos con 800 asistentes, esto no solo ayuda a conseguir patrocinadores, sino que asegura una buena cantidad de ingresos para el comité organizador. Para ganar dinero, hay que invertir dinero, para poder realizar un congreso para 800 asistentes y esperar tener ganancias de mas de 600,000 pesos, es necesario poder invertir al menos la mitad de ese capital.
Una vez que se ha empezado a conseguir patrocinadores, se deben buscar proveedores de los bienes y servicios que se van a requerir, lo mejor es pedir apoyo de la universidad para este aspecto, ya que la universidad puede apoyar a conseguir una línea de crédito con proveedores que estén acreditados y de confianza. En este tipo de eventos se debe trabajar con créditos grandes, de ahí que se requiera del apoyo y respaldo de la universidad. Al mismo tiempo que se empiezan a buscar patrocinadores, los ponentes deben ser contactados y confirmados, la mayoría de los ponentes internacionales cubren sus agendas de forma anual, así que, si se espera contar con ellos, se deberán buscar con bastante tiempo de anticipación.
Tan pronto se tiene el contenido listo, o avanzado en buen grado, se procede al diseño de posters publicitarios, estos deberán ser mandados a todas las universidades o lugares de donde se busque tener asistencia al evento, junto con toda la información del mismo, generalmente se busca contactar a las mesas directivas de las universidades. La imagen y apariencia de dichos posters deben coincidir con toda la imagen del evento. Una vez encarrilado en este proceso, lo demás se irá dando por necesidad.
Una última recomendación es, en la realización de cualquier evento de magnitud considerable, es importante realizarlo de la mejor manera, dejando siempre un buen sabor de boca, para que en el futuro se pueda contar con el apoyo tanto de patrocinadores como asistentes y claro está, los proveedores y sus líneas de crédito.
Un buen equipo de trabajo, dispuesto a trabajar muchas horas extras, en vacaciones, por la mañana, tarde y noche, los fines de semana. Un buen líder, capaz de llevar al equipo de trabajo a conseguir el objetivo que es la realización del congreso. Las personas que pertenezcan a este grupo de trabajo deben tener una alta tolerancia a la frustración, saber soportar el estrés en grandes cantidades, ser organizados, cumplidos, honestos, con buena presentación, facilidad de palabra, y por lo menos un área de especialidad que permita lograr cualquiera de los siguientes (puestos y) pasos:
Diseño de la mesa de trabajo
Coordinador General
Como su nombre lo dice, su función principal es coordinar todo el evento, tiene bajo su cargo al resto de los coordinadores, sobre él recae la responsabilidad principal del evento.
Tesorero
Su función es administrar, distribuir y balancear de forma correcta las entradas y salidas de dinero.
Coordinador de Contenido
Su función es la de diseñar el contenido programático del evento, los ponentes, talleres y conferencias. Contactar y confirmar la asistencia de dichos ponentes y talleristas al evento, así como la transportación de los ponentes cuando es necesario.
Coordinador de Imagen
Diseña la imagen del evento, desde el volante más simple, hasta las lonas, pancartas, página web, camisetas, libretas, agendas, plumas y cualquier otro menester involucrado en el evento. La apariencia e imagen del evento, los adornos, música, sonido, traducciones y demás requerimientos del evento también corren bajo su responsabilidad.
Coordinador de Logística
Se encarga de toda la logística del evento, controla las comunicaciones entre todos los miembros del staff, el sistema de inscripciones, la transportación de los asistentes cuando es necesario.
Coordinador de Foráneos
Su función es la de difundir y pre-registrar a los asistentes foráneos, este se encarga de contactar a los representantes foráneos que inscriben pequeños o grandes grupos. Contacta y consigue hospedajes, y transportación para los foráneos.
Coordinador de Locales
Su función es similar a la del coordinador de foráneos, pero este aplica para los grupos locales.
Coordinador de Patrocinios
Coordina una serie de personas encargadas de conseguir patrocinadores, su función es vital para poder inyectar de dinero a la mesa y poder solventar los gastos que se van generando. La imagen que proyecta este grupo es vital, así que no solo buena presentación, sino un amplio conocimiento y asertividad verbal es indispensable para cubrir este puesto.
Coordinador de Variedades
Organiza y coordina todos los eventos de diversión y esparcimiento del evento, incluye la fiesta de inauguración y clausura.
Coordinador de Registros
Es quien el día de los registros se encarga de coordinar y solventar cualquier problema que pueda surgir durante el proceso de inscripción y registro.
Coordinador de Documentación y Papelería
Se encarga básicamente de mantener todos los documentos, reconocimientos, trípticos, constancias y demás papelerías oficiales a tiempo y en cantidades suficientes.
Cabe señalar que cada coordinador tiene bajo su mando una serie de personas bien intencionadas y muy deseosas de aprender y cooperar, para poder lograr dichos objetivos.
Un buen congreso debe organizarse al menos con 8 a 10 meses de anticipación, buscando conseguir primeramente los patrocinadores, lo mas recomendable es buscarlos los meses de noviembre diciembre, porque los patrocinadores grandes agendan sus gastos de manera anual, incluyendo aquellos destinados a patrocinios. Estos presupuestos son realizados los últimos meses del año, y arrancan con ellos el mes de Enero. Por lo que de esperarse a buscar patrocinios después del mes de febrero reduce las posibilidades de conseguir patrocinios grandes.
Estos patrocinios deben buscarse principalmente en dinero efectivo, tratando siempre de mantener los patrocinios en especie en mínimo, o dejarlos para el final. Sin embargo, un patrocinio siempre es bienvenido. Cuando se negocia con un patrocinador, este dará su aportación solamente si se les vende la idea lo suficientemente bien, por lo que se deben buscar patrocinadores que estén interesados en lo que este congreso y sus asistentes puedan ofrecerles; un consejo, cualquier patrocinador busca dinero o en su defecto, una forma de conseguir mas dinero. Así que ofrecer spots publicitarios es una buena forma de negociar.
Los buenos patrocinadores no estarán interesados en congresos pequeños de menos de 500 asistentes, por lo que se debe buscar siempre contar al menos con 800 asistentes, esto no solo ayuda a conseguir patrocinadores, sino que asegura una buena cantidad de ingresos para el comité organizador. Para ganar dinero, hay que invertir dinero, para poder realizar un congreso para 800 asistentes y esperar tener ganancias de mas de 600,000 pesos, es necesario poder invertir al menos la mitad de ese capital.
Una vez que se ha empezado a conseguir patrocinadores, se deben buscar proveedores de los bienes y servicios que se van a requerir, lo mejor es pedir apoyo de la universidad para este aspecto, ya que la universidad puede apoyar a conseguir una línea de crédito con proveedores que estén acreditados y de confianza. En este tipo de eventos se debe trabajar con créditos grandes, de ahí que se requiera del apoyo y respaldo de la universidad. Al mismo tiempo que se empiezan a buscar patrocinadores, los ponentes deben ser contactados y confirmados, la mayoría de los ponentes internacionales cubren sus agendas de forma anual, así que, si se espera contar con ellos, se deberán buscar con bastante tiempo de anticipación.
Tan pronto se tiene el contenido listo, o avanzado en buen grado, se procede al diseño de posters publicitarios, estos deberán ser mandados a todas las universidades o lugares de donde se busque tener asistencia al evento, junto con toda la información del mismo, generalmente se busca contactar a las mesas directivas de las universidades. La imagen y apariencia de dichos posters deben coincidir con toda la imagen del evento. Una vez encarrilado en este proceso, lo demás se irá dando por necesidad.
Una última recomendación es, en la realización de cualquier evento de magnitud considerable, es importante realizarlo de la mejor manera, dejando siempre un buen sabor de boca, para que en el futuro se pueda contar con el apoyo tanto de patrocinadores como asistentes y claro está, los proveedores y sus líneas de crédito.
2 comentarios:
Compañero estoy sorprendido porque conoces muy bien a una mesa directiva, con sus puestos y describas las funciones de esos puestos,ademas estoy de acuerdo contigo en un comentario en particular..."torelarancia a la frustacion"
Pero compañero creo que te falto profundizar mas en tu informacion porque tus numeros son muy irreales y lo pones todo como si fuera en charola de plata...a lo cual no siempre sucede de esa manera. Te preguntaria ¿sabes cuanto tiempo tarda en responder un ponente? (calidad internaciona) ¿sabes los requisitos que pide un patrocinador? ademas que un patrocinador no entra si no es de su interes lo que a ti te interesa. Ahora respecto a los asistentes ¿¿800?? ni el teatro universitario tiene esa capacidad; asi que ahi va otra, buscar un lugar externo implica gastos extras. Entonces no tenemos un lugar para 800 asistentes por tanto no podemos tener ganancias de 600.000 entonces objetivo perdido...eso solo son unas cosas que menciono, pero faltan tramites de papeleria, tiempo y recursos humanos...pero bueno compañero es un placer que escribas de la mesa directiva ya que pocos lo hacen. Y bueno agredeciendo y respetando tu opinion ante todo se despide de ti Miguel Angel Ex-presidente MDE
Hola Miguel, que tal, agradezco el tiempo que le dedicaste a poner tu comentario y tu retroalimentación. Y la respeto, sin embargo, solo para aquellos que si pueda interesarles organizar un congreso como el que menciono, al cual te refieres como objetivo perdido, quisiera solo aclarar, que aunque es cierto todo lo que dices, si me conoces, sabras que hablo en base a experiencia propia. Así que chavos, no lo vean como un objeto perdido, si se puede, claro que todo cuesta, y pues cada quien habla como le va en la feria. Así que animo para aquellos que esten dispuestos a trabajar al 150%.
Atte. Iván Morales, solo un alumno.
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